Webbasierte Seminare ermöglichen es globalen Teilnehmern, über einen Live-Internet-Feed zusammenzuarbeiten. Ein erfolgreiches Meeting erfordert jedoch eine gute Vorausplanung. Um ein Webinar einzurichten, müssen Sie beispielsweise eine Site oder einen Dienst auswählen, um den virtuellen Besprechungsraum bereitzustellen, Einladungen an Teilnehmer und Referenten senden, die erforderlichen Präsentationsmaterialien vorbereiten und sogar einen Probelauf durchführen.
Wählen Sie einen Dienstanbieter
Eine Reihe von Websites bieten Webinar-Hosting kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr an. Bei der Suche nach dem geeigneten Anbieter ist es wichtig sicherzustellen, dass dessen Schnittstelle die Software und Betriebssysteme unterstützt, die Sie und Ihre Teilnehmer verwenden werden. Suchen Sie nach einem Dienst, der Webinar-Aufzeichnungen für Teilnehmer bietet, die nicht live teilnehmen können, und nach Funktionen, die die Teilnahme des Publikums fördern – wie Umfragen, Umfragen und Chat-Pods –, die das Webinar besonders effektiv machen. Beliebte Konferenzseiten, die einen Besuch wert sind, sind GoToWebinar, Adobe Connect und WebEx.
Einladungen verschicken
E-Mail-Einladungen an die Teilnehmer und erwägen, über die Veranstaltung in sozialen Netzwerken zu posten. Stellen Sie sicher, dass Sie die URL für die Registrierung vor dem Webinar und gegebenenfalls einen Aufruf für freiwillige Moderatoren angeben. Einige Webinar-Anbieter bieten auch die Möglichkeit, E-Mail-Erinnerungen zu konfigurieren - aber übertreiben Sie es nicht. Adobe schlägt eine E-Mail-Erinnerung am Vortag und eine weitere Erinnerung ein bis drei Stunden vor dem Webinar vor. Adobe empfiehlt weiterhin nicht mehr als zwei Erinnerungs-E-Mails, um zu vermeiden, dass Teilnehmer belästigt und möglicherweise verloren werden. Verwenden Sie stattdessen häufige Posts auf Facebook oder einem anderen sozialen Netzwerk, um Buzz zu erzeugen.
Machen Sie eine Agenda
Planen Sie das Webinar für eine Zeit - und Zeitzone -, die für die Mehrheit der Teilnehmer günstig ist. Erstellen Sie einen Zeitplan oder zumindest eine Liste mit Aufgaben für Ihr Webinar, mit detaillierten Zeiten und einer Liste mit Zielen, wenn Sie ein größeres Publikum oder längere Besprechungen erwarten. Verteilen Sie die Tagesordnung frühzeitig, damit die Moderatoren wissen, wann sie sprechen sollen, und die Teilnehmer Zeit haben, über Fragen nachzudenken. Geben Sie am Tag des Webinars Ihr Bestes, um den Zeitplan einzuhalten.
Bereiten Sie Präsentationen und verteilte Materialien vor
Bereiten Sie alle Materialien für das Webinar vor - z. B. PowerPoint-Präsentationen, Handouts für Redner und Anzeigen für zukünftige Veranstaltungen - und stellen Sie sicher, dass sie in einem Format gespeichert sind, das vom Webinar-Service unterstützt wird. Für ein effektives Zeitmanagement empfiehlt Adobe, Präsentationen so zu gestalten, dass die wichtigsten Inhalte am Anfang stehen, damit Sie bei Zeitmangel überspringen können, was am Ende steht.
Führen Sie einen Probelauf durch
Üben Sie mit der Webinar-Technologie, indem Sie ein kurzes Meeting mit einigen Mitarbeitern oder Freunden abhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie sicher durch Funktionen navigieren können und zumindest eine Vorstellung davon haben, wie Sie potenzielle Probleme beheben können. Erstellen Sie Notfallpläne für den Fall unlösbarer technischer Probleme.
Kommen Sie früh an und enden Sie pünktlich
Melden Sie sich mindestens einige Minuten früher beim Webinar an und begrüßen Sie die Teilnehmer bei ihrer Ankunft. Versuchen Sie Ihr Bestes, um auf der Tagesordnung zu bleiben und zu enden, wenn es versprochen wird. Adobe schlägt vor, dass Marketing- und allgemeine Informationswebinare eine maximale Länge von 60 Minuten haben und dass Schulungs- und Schulungswebinare nicht länger als 90 Minuten ohne Unterbrechung dauern. Wenn es länger dauert, fällt es den Teilnehmern schwer, sich zu konzentrieren und still zu sitzen.
