Prozess- und Verfahrensänderungen sind ein häufiger Bestandteil der Überarbeitung und Neuorganisation von Aufgaben, Zielen und Initiativen am Arbeitsplatz. Es gibt verschiedene Beispiele für die Kommunikation einer neuen Prozessänderung am Arbeitsplatz. In einem kleinen Unternehmen können bereits kleine Verfahrensänderungen einen großen Einfluss auf Effizienz und Produktivität haben.
Vielleicht wichtiger als die eigentlichen Verfahrens- und Prozessänderungen ist die Fähigkeit, die Änderungen an alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Durch die ordnungsgemäße Kommunikation von Prozessänderungen bleiben alle Mitarbeiter auf der gleichen Seite, während neue Unternehmensziele und -initiativen erreicht werden.
Legen Sie die Besonderheiten fest
Identifizieren Sie die tatsächliche Prozessänderung, die erwarteten Auswirkungen der Änderung und Ihren Grund für die Einleitung der Änderung. Erstellen Sie eine Vision, um das Interesse und die Beteiligung der Mitarbeiter an den stattfindenden Veränderungen zu wecken. Wenn Sie beispielsweise ein neues Softwareprogramm implementieren, möchten Sie den Zeitpunkt der Änderung und die Vorteile des Einsatzes des neuen Programms für das Unternehmen, wie z. Heben Sie die Vorteile hervor, die die Mitarbeiter erhalten, z. B. die Benutzerfreundlichkeit, um die Mitarbeiter bei der Änderung zu ermutigen.
Identifizieren Sie, was geändert werden muss
Berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Änderung und berücksichtigen Sie die Notwendigkeit, externe Anbieter und Kunden in den Kommunikationsprozess einzubeziehen. Jemanden aus dem Kommunikationsprozess im Zusammenhang mit einer Verfahrensänderung am Arbeitsplatz herauszulassen, kann sich nachteilig auf Beziehungen und Produktivität auswirken. Bei der Einführung neuer Software müssen Sie alle Mitarbeiter über die Änderung informieren und die Anbieter über alle erforderlichen Schritte im Zusammenhang mit der Nutzung des neuen Programms zu ihrem Vorteil informieren, z. B. über die Nachverfolgung von Bestellungen oder Verkäufen.
Auswahl einer Kommunikationsmethode
Wählen Sie eine kostengünstige Massenkommunikation wie E-Mail für kleine Prozessänderungen, die nur wenig Erklärung erfordern und wenig Raum für Verwirrung lassen. Kommunizieren Sie wichtige Verfahrensänderungen, z. B. im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Kundenbeschwerden, auf intimere Weise. Zu den Optionen für die Kommunikation wichtiger Änderungen gehören das Hosten von Informationssitzungen und die Durchführung von Team- oder Abteilungssitzungen.
Wenn Sie ein neues Softwareprogramm einführen und die Änderungen mit Abteilungen oder Mitarbeitern in kleinen Gruppen kommunizieren, können Sie die Diskussion so anpassen, dass erläutert wird, wie sich die Einführung eines neuen Softwareprogramms auf die einzelnen Gruppen auswirkt und ihnen zugute kommt.
Alle Anliegen ansprechen
Beantworten Sie bei Bedarf Fragen zur Änderung und machen Sie deutlich, dass die Unterstützung der Mitarbeiter und aller interessierten Parteien beim Übergang in den neuen Prozess oberste Priorität hat. Stellen Sie bei Bedarf Schulungen zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise den Übergang zu einem neuen Softwareprogramm in Angriff nehmen, sollten Sie eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern schulen, um als Trainer oder Mentor zu fungieren. Dadurch erhalten die Mitarbeiter persönliche Aufmerksamkeit in einem unterstützenden Umfeld.
