Um Ihre Erfolgschancen als Kleinunternehmer zu erhöhen, ist es oft hilfreich, mehr über verwandte Unternehmen oder die Branche im Allgemeinen zu erfahren. Die meisten Unternehmen erstellen Jahresberichte, um ihre Aktivitäten zusammenzufassen, Finanzinformationen zu präsentieren und Prognosen für das kommende Jahr abzugeben. Um eine Kopie zu erhalten, überprüfen Sie zunächst die Website des Unternehmens, um festzustellen, ob der Bericht dort veröffentlicht wurde. Wenn nicht, schreiben Sie einen kurzen, professionellen Geschäftsbrief, um höflich eine Kopie des Berichts an Sie zu senden.
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Geben Sie Ihren Namen oben in der Mitte der Seite ein. Geben Sie direkt unter Ihrem zentrierten Namen Ihre Adresse ein. Geben Sie Ihre Stadt, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl direkt unter diesen beiden Zeilen ein.
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Platzieren Sie vier Zeilen nach unten und geben Sie das Datum bündig mit dem linken Rand ein. Platzieren Sie zwei weitere Zeilen und geben Sie den Namen und den Titel, den Firmennamen und die Postanschrift Ihres Empfängers ein, wobei alle Zeilen linksbündig bleiben. Scrollen Sie dann zwei weitere Zeilen nach unten und fügen Sie Ihre Anrede hinzu. Schreiben Sie zum Beispiel:
Herr John Smith, Präsident ABC Company 123 Main Street City, Bundesstaat 12345
Sehr geehrter Herr Smith:
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Identifizieren Sie sich im ersten Absatz. Beschreiben Sie kurz Ihr Unternehmen und Ihre Rolle darin. Geben Sie dann Ihren schriftlichen Zweck an: den neuesten Finanzbericht des Unternehmens anzufordern. Ermitteln Sie, warum Sie den Bericht benötigen, und geben Sie an, wie Sie die Informationen verwenden möchten. Der Empfänger Ihres Schreibens reagiert eher, wenn Sie versuchen, mehr über sein Unternehmen als Schlüsselvertreter in der Branche oder als zukünftiger Kunde oder Investition zu erfahren, als wenn Sie in direktem Wettbewerb stehen. Erklären Sie, dass Sie mehr über die Ergebnisse neuer Prozesse erfahren möchten, die das Unternehmen beispielsweise im letzten Jahr eingeführt hat, oder wie Ihr Unternehmen von den langfristigen Anlagestrategien seines Unternehmens lernen kann.
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Schreiben Sie einen kurzen Schlussabsatz, der Ihre Kontaktdaten enthält. Geben Sie genau an, wohin der Bericht gesendet werden soll. Wenn Sie den Bericht zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, geben Sie dies deutlich an, aber seien Sie höflich und realistisch. Geben Sie an, ob Sie eine farbige, gedruckte Version des Berichts benötigen oder ob eine elektronische Version akzeptabel ist. Geben Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an, unter der der Vertreter des Unternehmens Sie kontaktieren kann, wenn er zusätzliche Informationen zur Erfüllung Ihrer Anfrage benötigt.
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Schließen Sie, indem Sie dem Empfänger für seine Zeit und die Berücksichtigung Ihrer Anfrage danken. Verwenden Sie einen standardmäßigen Geschäftsabschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen", gefolgt von Ihrem unterzeichneten und eingegebenen vollständigen Namen. Lesen Sie Ihren Brief sorgfältig durch, bevor Sie ihn absenden.
