Ein kleines Unternehmen kann viele seiner nicht routinemäßigen Aufgaben als Projekte verwalten. Mit dieser Projektarbeit werden verschiedene Geschäftsziele erreicht, darunter die Einrichtung einer neuen Produktionslinie und die Implementierung von Buchhaltungssoftware. Wenn sich ein Unternehmen auf Projekte verlässt, um kritische Ziele zu erreichen, beeinflusst seine Kompetenz bei der Verwaltung projektbezogener Arbeit den Erfolg des Unternehmens. Die Effektivität des Unternehmens bei der Verwaltung von Projekten hängt wiederum von seiner Fähigkeit ab, die wichtigsten zu erbringenden Ereignisse - die Meilensteine - des Projekts abzuschließen. Daher ist die Überwachung und Kontrolle, die Probleme identifiziert und Korrekturmaßnahmen einleitet, ein kritischer Projektmanagementprozess. Die Meilensteinkontrolle ist eine wichtige Kontrollaktivität.
Was ist zu vervollständigen
Die Kontrolle von Meilensteinen beinhaltet die Aufteilung eines Projekts in diskrete Leistungen, Entscheidungspunkte und Meilensteine und die Überwachung des Abschlusses jedes dieser Ereignisse, um sicherzustellen, dass die Projektleistung einem Projektzeitplan entspricht. Ein Projektmanager erstellt einen Masterplan bestehend aus den Projektereignissen und den dazugehörigen geplanten Fertigstellungsterminen. Die Projektleitung erweitert dann den Masterplan, um einen detaillierten Plan aller Meilensteine, Errungenschaften, Entscheidungspunkte und der damit verbundenen Arbeitsaktivitäten zu erstellen. Dieser detaillierte Zeitplan enthält auch die zugehörigen Starttermine, die Dauer sowie die nachfolgenden und vorhergehenden Aktivitäten für alle Arbeitsaktivitäten. Der genehmigte detaillierte Zeitplan wird zur Grundlage für den Abschluss aller Projektaktivitäten.
Was wurde abgeschlossen?
Im Verlauf eines Projekts zeichnet jedes Projektteam seinen Arbeitsfortschritt und seine Erfolge - einschließlich der abgeschlossenen Meilensteine - zum Vergleich mit dem Projektplan auf. Der Projektmanager ermittelt den Status eines Projekts, indem er die Ist-Leistungsdaten für geplante Projektaktivitäten mit dem Detailplan vergleicht. Projektmeilensteine sind von besonderem Interesse, da sich das Versäumnis, eine dieser Sonderveranstaltungen wie geplant abzuschließen, möglicherweise negativ auf das Projekt auswirkt.
Wann wurde die Arbeit abgeschlossen
Der dokumentierte Arbeitsfortschritt und die abgeschlossenen Ereignisse dienen als Input für die Berechnung einer Abweichung zwischen der abgeschlossenen Projektarbeit und den geplanten Fertigstellungen. Der Projektmanager stützt sich auf Abweichungsschwellen, um signifikante Unterschiede zwischen dem tatsächlichen Status von Projektereignissen und dem geplanten Status der Ereignisse zu diesem Zeitpunkt anzuzeigen. Die Differenz zwischen den geplanten Leistungserledigungsterminen und dem tatsächlichen Arbeitsstatus von Ereignissen ist ein Hinweis auf die mögliche Änderung des Projektrisikos – positiv oder negativ –, die sich aus den Abweichungen ergeben kann. Insbesondere kann ein Versäumnis, Meilensteine termingerecht zu erreichen, die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ein Projekt pünktlich oder im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird.
Wann wird die Arbeit abgeschlossen sein?
Während der Überprüfung des Projektplans markiert das Projektteam signifikante Abweichungen im Projektplan und konzentriert sich dabei auf geplante Meilensteine. Das Team überprüft die Arbeitsaktivitäten im Zusammenhang mit unvollständigen Meilensteinen, um Gründe dafür zu identifizieren, dass die tatsächliche Leistung über oder unter der geplanten Leistung liegt. Der Projektmanager überprüft dann die Arbeit, Terminabweichungen und deren mögliche Ursachen sowie die wahrscheinlichen Auswirkungen der Abweichungen auf die Projektkosten und den Terminplan. Anschließend werden Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen und der Projektmanager erstellt einen neuen Arbeitsvoranschlag und einen überarbeiteten Projektplan.
