Kleine Unternehmen haben die Möglichkeit, entweder die Bar- oder die periodengerechte Buchhaltung zu verwenden. Diejenigen, die Cash-Base-Accounting verwenden, erfassen Transaktionen nur dann, wenn Bargeld den Besitzer wechselt. Wenn Arbeitnehmer am Ende des Zeitraums noch unbezahlte Löhne haben, wird daher bis zur Zahlung keine Buchung vorgenommen. Unternehmen, die die periodengerechte Rechnungslegung verwenden, müssen die Lohn- und Haftungskonten so anpassen, dass sie alle Löhne und Arbeitgeberkosten bis zum Ende des Zeitraums widerspiegeln.
Aufgelaufene Gehaltsabrechnung
Der Zweck der periodengerechten Rechnungslegung besteht darin, Einnahmen und Ausgaben in den Perioden abzugleichen, in denen sie anfallen, unabhängig davon, wann Geld den Besitzer wechselt. Am Ende eines jeden Monats, Quartals oder Jahres haben Arbeitgeber wahrscheinlich Tage, an denen Arbeitnehmer gearbeitet haben, aber nicht bezahlt wurden. Diese Lohnnebenkosten müssen in der aktuellen Periode bereinigt werden, auch wenn sie erst in der nächsten Periode bezahlt werden. Die meisten kleinen Unternehmen führen diese Abgrenzung erst zum Jahresende durch, um den Jahresabschluss an die Abgrenzungsstandards anzupassen.
Aufgelaufene Löhne und Einbehaltungen
Der erste Teil der Rückstellung dient der Bereinigung um die Bruttolöhne der Arbeitnehmer und die damit verbundenen Einbehalte. Dieser Eintrag kann auf verschiedene Arten erfasst werden. Am einfachsten ist es jedoch, das Lohnkostenkonto zu belasten und das Konto für aufgelaufene Verbindlichkeiten gutzuschreiben. Wenn beispielsweise die ausstehenden Bruttolöhne bis zum 31. Dezember 1.200 USD betragen, würden Sie die Löhne belasten und die aufgelaufenen Verbindlichkeiten für diesen Betrag gutschreiben. Ein Teil dieser Haftung – der Nettolohn – liegt beim Arbeitnehmer und ein Teil – die Einbehalte – beim Staat, aber für die Zwecke der Abgrenzung müssen Sie dies nicht ausgliedern.
Ausgaben des Arbeitgebers
Die Lohn- und Gehaltskosten des Arbeitgebers im Zusammenhang mit den nicht gezahlten Löhnen müssen ebenfalls erfasst werden. Dazu gehören FICA-Steuern für Sozialversicherung und Medicare, Bundesarbeitslosensteuern und Arbeitnehmerentschädigungen. Der Eintrag besteht darin, das Lohnkostenkonto zu belasten und das Konto für aufgelaufene Verbindlichkeiten gutzuschreiben. Wenn das Lohnkonto von den Steueraufwandskonten getrennt ist, erfassen Sie die Belastung auf dem entsprechenden Aufwandskonto.
Eintrag stornieren
Die Rückstellung muss in dem Zeitraum storniert werden, in dem die Löhne tatsächlich gezahlt werden, damit Sie sie nicht doppelt zählen. Bei vielen computergestützten Buchhaltungsprogrammen können Sie den ursprünglichen Rückstellungseintrag so einstellen, dass er automatisch storniert wird, wodurch verhindert wird, dass der Buchhalter vergisst, dies manuell zu tun. Durch die Auflösung wird der Einfluss der Löhne in der gezahlten Periode auf die Gewinn- und Verlustrechnung negiert, da diese bereits in der Vorperiode berücksichtigt wurden. Die regelmäßigen Buchhaltungsbuchungen, die bei der Bezahlung der Gehaltsabrechnung erfolgen, enthalten dann nur die Auswirkungen der in der neuen Periode verdienten Löhne, und alle Verbindlichkeiten gegenüber Regierungsbehörden werden in den entsprechenden Haftungskonten erfasst. Nach der Auflösung sollte das Rückstellungskonto Null sein.
