Einige Unternehmen lassen sich von der International Organization for Standardization zertifizieren. Die Organisation setzt Standards für gemeinsame globale Geschäftspraktiken und ist bestrebt, Qualität und Effizienz zu verbessern. Eine der Anforderungen für die Aufrechterhaltung der ISO-Zertifizierung ist die Einhaltung spezifischer Dokumentationsformate für das interne Kommunikationssystem eines Unternehmens, Qualitäts- und Verfahrenshandbücher sowie Aufzeichnungen. Die ISO 9000-Dokumentation für die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens versucht, diese Art von Initiativen bei kleinen, mittleren und großen Unternehmen zu standardisieren.
ISO-Zertifizierung
Jedes Unternehmen, das eine ISO-Zertifizierung erhalten möchte, muss laut ISO.org ein Qualitätssystem implementieren, das den ISO-Standards entspricht. Ein Teil des Zertifizierungsprozesses umfasst interne und unabhängige Audits des Unternehmenssystems. Unternehmen können Drittagenturen beauftragen, die sich auf ISO-Zertifizierungsaudits spezialisiert haben, oder Kunden die Audits durchführen lassen. Unabhängig von der Quelle externer Audits verlangen die ISO-Zertifizierungsstandards, dass Unternehmen regelmäßige Selbstprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass das Qualitätssystem sein Versprechen einhält.
Qualitätsziele
Die ISO-Zertifizierung verlangt von Unternehmen, ihre allgemeinen Qualitätsziele und -richtlinien zu dokumentieren. Die Qualitätsziele eines Unternehmens sollten die Bereitschaft des Unternehmens zeigen, die Serviceanforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Das übergeordnete Ziel weist normalerweise darauf hin, dass das Unternehmen über ein etabliertes Qualitätssystem mit Standardarbeitsanweisungen verfügt, die sicherstellen, dass ein Mindestqualitätsniveau für seine Produkte und Dienstleistungen erreicht wird. Dieser Abschnitt der Dokumentation eines Unternehmens besteht in der Regel aus einer Zusammenfassung der Reaktion des Unternehmens auf potenzielle Qualitätsprobleme.
Qualitätshandbuch
Unternehmen, die die ISO-Zertifizierungsstandards einhalten möchten, müssen ein Qualitätshandbuch zusammenstellen. Der Hauptzweck des Handbuchs besteht darin, zu erläutern, wie das Unternehmen bestimmte Qualitätsschwellenwerte einhält. Im Rahmen der ISO-Zertifizierung müssen Unternehmen nicht unbedingt ein bestimmtes Qualitätshandbuchformat befolgen. Qualitätshandbücher müssen normalerweise bestimmte Abschnitte und Themen enthalten. In den Handbüchern sollte festgelegt werden, welche Richtlinien und Verfahren behandelt und umgesetzt werden, welche Hauptziele die Richtlinien haben und wer dafür verantwortlich ist, dass die Mitarbeiter diese einhalten.
Verfahren
ISO-Standards schreiben vor, dass Organisationen ihre Verfahren für bestimmte Arten von Geschäftsaktivitäten dokumentieren. Zu den Aktivitäten, die detaillierte Verfahren erfordern, gehören die Kontrolle von Dokumenten und Aufzeichnungen, interne Audits, die Kontrolle fehlerhafter Produkte, Korrekturmaßnahmen und Präventivmaßnahmen. ISO-Standards bieten eine gewisse Flexibilität bei der Art und Weise, wie verschiedene Organisationen diese Arten von Richtlinien dokumentieren können. Beispielsweise kann ein kleines Unternehmen nur ein dokumentiertes Verfahren zur Kontrolle von Dokumenten und Aufzeichnungen einrichten. Eine größere Organisation kann für jeden Datensatztyp ein separates Verfahren haben.
Anleitung
Neben der Dokumentation von Verfahren müssen Unternehmen auch detailliert beschreiben, wie Mitarbeiter bestimmte Aufgaben ausführen. Beispielsweise verfügen Fertigungsunternehmen in der Regel über Verfahrensanleitungen für jede Phase oder Funktion des Montageprozesses. Ein Softwareentwickler kann dokumentieren, wie das Unternehmen seine Programme vor einer Marktfreigabe testet. Der Entwickler müsste jede Phase des Testprozesses und die Maßnahmen zur Behebung von Fehlern dokumentieren.
