Online und offline ist effektives Business Writing ein wichtiger Aspekt an jedem Arbeitsplatz für Geschäftsinhaber und Mitarbeiter. Als häufig genutzte Form der geschäftlichen Kommunikation kann das Schreiben Informationen geben, detaillierte Anweisungen geben und sogar Ideen und Anregungen weitergeben. Erstellen Sie eine Checkliste, die wichtige Schritte enthält, die zum effektiven Schreiben von Geschäftskommunikation erforderlich sind, damit Ihr nächstes Geschäftsschreiben ansprechend und fehlerfrei ist.
Zielgruppe identifizieren
Bevor Sie sich zum Schreiben hinsetzen, identifizieren Sie Ihren Leser. Machen Sie sich ein klares Bild von der Person oder den Personen, die die von Ihnen geschriebene Mitteilung lesen werden. Bestimmen Sie, welche Fragen sie von Ihnen erwarten, welcher Ton angemessen ist, ob sie eine vielbeschäftigte Führungskraft oder ein treuer Kunde sind. Wenn Sie das Publikum kennen, können Sie das Format Ihrer Geschäftskommunikation auswählen.
Bestimmen Sie den Zweck für das Schreiben
Egal, ob Sie schreiben, um eine Idee mit einem anderen Geschäftsinhaber zu teilen oder einen Kunden davon zu überzeugen, ein von Ihnen angebotenes Produkt oder eine Dienstleistung auszuprobieren, es ist wichtig, den Zweck Ihrer Kommunikation zu bestimmen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Wenn Sie den Zweck kennen, können Sie das Thema auf dem Laufenden halten und Tangenten in Ihrem Schreiben reduzieren.
Wählen Sie Ideales Format
Geschäftliches Schreiben beschränkt sich nicht auf Briefe und E-Mails. Newsletter, Memos, Postkarten und sogar Anzeigen sind schriftliche Geschäftskommunikationsunternehmen. Postkarten und Werbebriefe eignen sich ideal für die Kommunikation mit potenziellen Kunden, während Newsletter und Memos für den internen Gebrauch verwendet werden können.
Hintergrundinformationen zur Forschung
Recherchieren Sie das Thema, über das Sie schreiben, gründlich, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Details, Fakten und Zahlen enthalten. Für einen Geschäftsbericht können Grafiken, Diagramme und Bilder helfen, Punkte zu veranschaulichen. Kundenreferenzen können ideal für eine an Kunden gerichtete Geschäftskommunikation sein.
Zielgruppe erfassen
Business Writing muss klar, präzise und kreativ sein. Entrepreneur Magazine schlägt vor, eine Reaktion des Lesers zu provozieren, indem man mit einer Frage beginnt. Beginnen Sie mit einem Witz, einer Geschichte, einer ungewöhnlichen Tatsache oder einer Information, die den Leser schockieren wird.
Bleiben Sie bei einem Thema
Das Mischen einer Reihe von Ideen in Geschäftstexten verringert die Wirksamkeit der Hauptbotschaft. Konzentrieren Sie sich pro schriftlicher Kommunikation auf ein Thema, um den Leser nicht zu verwirren.
Korrekturlesen für Grammatik und Klarheit
Lesen Sie Ihr Dokument Korrektur, bevor Sie es an Ihren Leser senden. Grammatikprobleme und Wortlaut können die Leser ablenken. Daher ist es wichtig, alle Geschäftsdokumente sorgfältig zu prüfen.
