Einkaufsverfahren nach ISO 9001 stellen sicher, dass die eingekauften Materialien den Anforderungen des Käufers und des Endkunden entsprechen. Unternehmen wenden ISO 9001 auf ihren Einkauf an, um Probleme mit ihren Produkten und Dienstleistungen zu minimieren. Durch die Anwendung der ISO 9001-Prinzipien auf ihr Einkaufsprogramm können kleine Unternehmen Verschwendung reduzieren und den Kundenservice verbessern. Bei konsequenter Anwendung sollte der Einkauf gemäß ISO 9001 zu einer kontinuierlichen Verbesserung des Unternehmensbetriebs führen.
Organisation
Der erste Schritt für jeden Qualitätssicherungsprozess besteht darin, anhand des Organigramms des Unternehmens Aufgaben und Verantwortlichkeiten über Stellenbeschreibungen zuzuweisen. Nach ISO 9001 müssen Unternehmen speziell eine Person ernennen, die für die Qualitätssicherung verantwortlich ist und einen direkten Berichtspfad zu einer Führungskraft des Unternehmens hat. Dieser Mitarbeiter ist für Qualitätsangelegenheiten verantwortlich und koordiniert die anderen Funktionen, die sich auf die Qualität auswirken. In den Einkaufsverfahren wird detailliert beschrieben, wer für die technischen Spezifikationen, Kostenermächtigungen, die Erteilung von Bestellungen und die Überprüfung des erhaltenen Materials verantwortlich ist.
Dokumentation
Kaufverfahren erfordern eine Dokumentation, die sicherstellt, dass das gekaufte Material der technischen Spezifikation und den budgetierten Kosten entspricht. Verfahren sehen in der Regel vor, dass die Bestellung auf die relevanten Teile der technischen Spezifikation zurückgreift und verlangt, dass der Käufer die aktuellen Schätzungen vor Auftragserteilung überprüft, um sicherzustellen, dass die Beträge innerhalb des Budgets liegen. Einkaufsverfahren, die der ISO 9001 entsprechen, legen außerdem fest, dass das Unternehmen nur bei Lieferanten einkaufen kann, die für die Artikel auf der Bestellung qualifiziert sind.
Lieferantenqualifikation
Um nur von qualifizierten Lieferanten einzukaufen, schreibt ISO 9001 vor, dass Unternehmen für jedes Produkt, das sie regelmäßig kaufen, Listen mit zugelassenen Lieferanten führen. Das Unternehmen muss diese Lieferanten auf Einhaltung der Qualitätssicherungsstandards prüfen. Bei Sonderbestellungen muss das Unternehmen potenzielle Lieferanten identifizieren und prüfen, um festzustellen, ob sie qualifiziert sind.
Um einen Lieferanten zu auditieren, kann sich ein Unternehmen auf die Zertifizierung durch Dritte verlassen, dass ein Lieferant die erforderlichen Qualitätsstandards einhält. In diesem Fall besteht das Audit aus der Überprüfung der Zertifizierung. Bei nicht zertifizierten Lieferanten kann ein Unternehmen verlangen, dass der Lieferant zertifiziert wird. Alternativ kann das Unternehmen ein eigenes Audit durchführen, um festzustellen, ob ein Lieferant die geforderten Qualitätsstandards einhält. In den Einkaufsverfahren muss angegeben werden, wer für die Führung einer Liste qualifizierter Lieferanten verantwortlich ist und wie sich Lieferanten qualifizieren können.
Materialprüfung
Sobald das Unternehmen das gekaufte Material erhalten hat, muss es überprüfen, ob die Lieferung mit der Bestellung übereinstimmt. In den Einkaufsverfahren wird detailliert beschrieben, wer für die Durchführung der Überprüfung verantwortlich ist und welche Aufgaben sie ausführen müssen. Typischerweise erfordern Einkaufsverfahren nach ISO 9001 eine Überprüfung, dass das Material den technischen Spezifikationen entspricht, wie in der Bestellung angegeben.
Nicht konforme Artikel
Manchmal liefern sogar qualifizierte Lieferanten das falsche Material oder fehlerhaftes Material. Die Materialprüfung identifiziert solche Probleme und erstellt entsprechende Berichte. Nach ISO 9001 werden in solchen Berichten nicht konforme Elemente aufgelistet und detailliert beschrieben, was mit ihnen nicht stimmt. Das Unternehmen informiert den Lieferanten. Der Lieferant muss das Problem beheben, häufig durch Ersetzen des Materials oder, falls der Mangel nicht wichtig ist, durch geringfügige Änderungen. In den Einkaufsverfahren wird detailliert beschrieben, wie nicht konforme Artikelprobleme gelöst werden müssen.
Korrekturmaßnahme
Wenn ein Unternehmen einen Bericht über nicht konforme Artikel herausgibt, kann der Bericht Korrekturmaßnahmen angeben, die der Lieferant ergreifen muss, oder es kann dem Lieferanten überlassen werden, Maßnahmen zur Behebung des Problems zu ergreifen. In den Einkaufsverfahren muss festgelegt werden, wann der Lieferant bestimmte Korrekturmaßnahmen ergreifen muss, um beispielsweise das Material bei schwerwiegenden Mängeln auszutauschen. In anderen Fällen können die Einkaufsverfahren eine Bewertung der Korrekturmaßnahmen des Lieferanten vorgeben – wie z.
Ständige Verbesserung
Der Grund für die Implementierung von ISO9001-Qualitätsstandards ist die Verbesserung der Unternehmensabläufe in Bezug auf Qualitätsleistung und Kundenzufriedenheit. Bei Einkaufsverfahren hilft die Sicherstellung qualitativ hochwertiger Materialinputs bei diesem Ziel. Solche Verbesserungen erfordern ein kontinuierliches Feedback zu Mängeln, um Probleme mit Verfahren und Verifizierung zu beheben. Mängelrügen müssen nicht nur zu einer Behebung der Sachmängel, sondern auch zu einer Behebung der zum Mangel geführten Praktiken führen.
Lieferanten, die gemäß ISO 9001 qualifiziert sind, müssen über ein solches Feedback verfügen. Sie müssen auch nachweisen können, wie sie ihre Praktiken ändern, um Probleme mit dem gelieferten Material zu beheben. Einkaufsverfahren müssen einen solchen Prozess im Rahmen des Qualifizierungsprozesses vorgeben. Die Rückkopplungsschleife zur kontinuierlichen Verbesserung ist eine Anforderung gemäß ISO 9001.
