Buchhaltung ist die Erfassung von Finanztransaktionen. Der Zweck der Buchführung besteht darin, eine Aufzeichnung von Finanztransaktionen zu erstellen, die für verschiedene Zwecke zusammengefasst werden kann. Die Buchhaltungssysteme reichen von den grundlegendsten Systemen wie dem Scheckregister zur Erfassung von Schecks und Einlagen bis zu den komplexen Systemen von Ledgern und Journalen, die von großen Unternehmen verwendet werden. Ein kleines Unternehmen gestaltet sein Buchhaltungssystem auf der Grundlage seiner Bedürfnisse wie Steueranforderungen und Investitionen. Die Art des Geschäfts bestimmt auch das Systemdesign. Beispielsweise enthalten die Buchhaltungsunterlagen eines Einzelhandelsunternehmens Inventurtransaktionen, während ein produzierendes Unternehmen möglicherweise Transaktionen über den Kauf und die Abschreibung von Vermögenswerten aufzeichnet.
Buchhaltung
Die Buchhaltung ist ein Bestandteil des Rechnungswesens, der Disziplin, die die Aufzeichnung von Finanztransaktionen interpretiert und analysiert, um Berichte zu erstellen. Zu den Finanztransaktionsarten gehören Verkäufe, verdiente Einnahmen, Zahlung von Steuern, verdiente Zinsen, Gehaltsabrechnungen und sonstige Betriebsausgaben, Darlehen und Investitionen. Unternehmen zeigen Buchhaltungseinträge häufig in Form von Abschlüssen an. Die Aussagen konzentrieren sich auf bestimmte Aspekte der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens, wie z. B. Cashflow, Vermögenswerte oder verdiente Einnahmen und damit verbundene Ausgaben. Einige kleine Unternehmen verwenden Papierbücher und Journale, um Finanztransaktionen aufzuzeichnen, während andere computergestützte Systeme oder eine Kombination aus beiden verwenden. Buchhaltungs- und Buchhaltungssoftware vereinfachen die Buchhaltung und ermöglichen es kleinen Unternehmen mit wenig Personal oder Ressourcen, umfassende Buchhaltungssysteme aufzubauen und zu warten. Die Software ermöglicht die automatische Berechnung, Kategorisierung, Anpassung und das Abrufen von Informationen in verschiedenen Formen. Unternehmen können Buchhaltungssoftware auch mit Steuersätzen und anderen Informationen anpassen, die sich auf Finanztransaktionen auswirken. Ein Kleinunternehmer kann die Buchhaltung des Unternehmens durchführen oder die Arbeit kann von einer Mitarbeiterin ausgeführt werden. Einige Unternehmen beauftragen professionelle Buchhaltungsdienste, um die Buchhaltung zu erledigen. Unabhängig von der verwendeten Form oder Technologie wählen Sie die Parameter Ihres Buchhaltungssystems nach Ihren Bedürfnissen.
Abrechnungszeitraum
Der von Ihnen gewählte Abrechnungszeitraum für Ihr Unternehmen wird Teil Ihres Buchhaltungssystems und dient zum Öffnen und Schließen Ihrer Finanzbücher. Ihr Abrechnungszeitraum wirkt sich auf alle Aspekte der Finanzen Ihres Unternehmens aus, einschließlich Steuern und Analyse Ihrer Finanzhistorie. Einige Unternehmen verwenden das Kalenderjahr: 1. Januar bis 31. Dezember. Andere verwenden das Geschäftsjahr, einen Abrechnungszeitraum, der am letzten Tag eines Monats außer Dezember endet. Beispielsweise ist das Geschäftsjahr der US-Regierung der 1. September bis 31. August. Ein Unternehmen, das saisonale Produkte verkauft, kann ein Geschäftsjahr auswählen, das Einnahmen und Ausgaben am günstigsten widerspiegelt. Der Internal Revenue Service erfordert die Verwendung bestimmter Abrechnungsperioden für einige Arten von Unternehmen, z. B. Partnerschaften und Unternehmen.
Buchhaltungsmethoden
Unternehmen wählen zwischen zwei Arten von Buchhaltungssystemen, obwohl einige Unternehmen eine Kombination aus beiden verwenden. Das System mit einem Eintrag erfordert die Aufzeichnung eines Eintrags für jede finanzielle Aktivität oder Transaktion. Die Einzelbuchung ist ein Basissystem, mit dem ein Unternehmen möglicherweise tägliche Einnahmen erfasst oder einen täglichen oder wöchentlichen Cashflow-Bericht erstellt. Für die Buchhaltung mit zwei oder zwei Einträgen ist für jede Finanztransaktion eine doppelte Buchung erforderlich. Das Dual-Entry-System sorgt für Checks and Balances, indem für jede Debit-Buchung eine entsprechende Gutschrift erforderlich ist. Dual-Entry ist nicht bargeldbasiert. Transaktionen werden erfasst, wenn eine Schuld entsteht oder Einnahmen erzielt werden.
Abrechnungsmethoden
Bei der Cash-Basis-Buchhaltung werden Finanztransaktionen bei Zahlungseingang oder Zahlungseingang erfasst. Die Cash-Basis erfasst Einnahmen oder Erträge in der Rechnungsperiode, in der sie eingehen, und Aufwendungen in der Periode, in der sie bezahlt werden. Die strikte Cash-Basis erfasst den Cashflow genau so, wie er auftritt, während der modifizierte Cashflow Elemente der periodengerechten Rechnungslegungsmethode verwendet. Die periodengerechte Methode, die nach den allgemein anerkannten Grundsätzen der Rechnungslegung bevorzugt wird, erfasst Erträge in der Rechnungsperiode, in der sie verdient werden, und erfasst Aufwendungen in der Periode, in der sie anfallen. Die Bilanzierung auf Cash- und Periodenbasis erfordert die Verwendung spezifischer Abschlüsse, die das Formular für Buchhaltungsbuchungen mit einfacher und doppelter Buchung bilden.
Buchung und Dokumentation
Finanztransaktionen werden unter Verwendung der Informationen aus Belegen und anderen Dokumenten in Ledgern gebucht. Ledger fassen die erfassten Transaktionen zusammen. Buchhaltungssoftware enthält normalerweise anpassbare Hauptbücher. Einige Unternehmen buchen täglich Finanztransaktionen, während andere in Stapeln buchen oder die Informationen zur Buchung durch einen Buchhaltungsdienst versenden. Regelmäßige Buchungen helfen bei der Erstellung aktueller Jahresabschlüsse oder Berichte. Die Dokumentation von Finanztransaktionen, die ein wichtiges Element des Buchhaltungssystems Ihres Unternehmens ist, erfordert die Pflege von Belegdateien und anderen Dokumenten. Wie lange Sie Dokumentationsaufzeichnungen aufbewahren, hängt von Ihrer Unternehmenspolitik und den gesetzlichen oder steuerlichen Anforderungen ab.
Kontenplan
Sie erstellen ein umfassenderes Buchhaltungssystem, wenn Sie Konten für jeden Bereich von Finanztransaktionen einbeziehen. Die Konten gruppieren Finanztransaktionen, die ähnlich kategorisiert oder klassifiziert sind. Ihr Kontenplan listet alle Konten nach eindeutigem Namen und Nummer auf, in denen Ihr Unternehmen Finanztransaktionen erfasst. Der Kontenplan enthält laut AccountingCoach.com in der Regel Bilanzkonten und Gewinn- und Verlustrechnungskonten. Bilanzkonten sind Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Erfolgsrechnungskonten sind betriebliche und nicht betriebliche Erträge, Aufwendungen, Gewinne und Verluste. Ihr Unternehmen benötigt möglicherweise Konten für bestimmte Kunden, Abteilungen oder Produkte. Ihr kleines Unternehmen zieht es möglicherweise vor, nur wenige Konten zu verwenden. Ein Buchhalter kann Ihrem Unternehmen helfen, die benötigten Konten zu bestimmen und Ihren Kontenplan zu erstellen.
