Als Kleinunternehmer müssen Sie die Notwendigkeit angemessener interner Kontrollen mit Budgetbeschränkungen in Einklang bringen. Obwohl ein wirksames internes Kontrollsystem unerlässlich ist, um sicherzustellen, dass Sie langfristige Geschäftsziele erreichen, machen die Kosten einiger Kontrollen es unklug, sie in Ihr System aufzunehmen. Wägen Sie die Kosten der Implementierung interner Kontrollen gegen ihren potenziellen direkten und indirekten Nutzen ab, wenn Sie ein internes Kontrollsystem für kleine Unternehmen schaffen und implementieren.
Direkte Kostenauswirkungen
Die offensichtlichsten Auswirkungen auf die Kosten konzentrieren sich darauf, wie sich interne Kontrollen auf Ihr Jahresbudget auswirken können. Direkte Kosten, wie die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter zur Erzielung einer angemessenen Aufgabentrennung oder die Automatisierung von Geschäftssystemen zur Erhöhung der Informationssicherheit, sind manchmal für Ihr Budget zu teuer. Infolgedessen müssen Kleinunternehmer häufig weniger kostspielige und weniger wirksame Kontrollen ersetzen und Vorkehrungen treffen, um ihre Wirksamkeit zu erhöhen. Sie können beispielsweise interne Überraschungsaudits durchführen und klare, spezifische Informationssicherheits- und Speicherverfahren schaffen.
Indirekte Kostenauswirkungen
Indirekte Kosten im Zusammenhang mit der Implementierung interner Kontrollen können sich auf effiziente Abläufe und Produktivität auswirken. Beispielsweise können manuelle Cash-Management-Kontrollen, einschließlich Transaktionsüberprüfung, Zahlungsautorisierung und Kontoabgleich, die Effizienz so stark verringern, dass Ihre Mitarbeiter Workarounds finden, um manuelle Kontrollen zu überlisten. Aus diesen Gründen ist es wichtig, indirekte Kostenauswirkungen bei der Entscheidung über die Konzeption und Implementierung eines internen Kontrollsystems zu berücksichtigen.
Arten von Steuerelementen
Unterscheiden Sie zwischen präventiven und detektivischen Kontrollen und berücksichtigen Sie deren jeweilige Kostenauswirkungen, wenn Sie entscheiden, wie begrenzte finanzielle Ressourcen zugewiesen werden sollen. Obwohl beide Arten wichtig sind, sind präventive Kontrollen proaktive Maßnahmen, die Betrug, Verschwendung und Missbrauch von Geschäftsressourcen verhindern sollen. In den meisten Fällen haben präventive Kontrollen weniger negative Komplikationen und sind kostengünstiger als reaktive detektivische Kontrollen. Beispielsweise ist ein elektronisches, unbefristetes Inventarsystem, das das Inventar in Echtzeit abgleichen kann, bei der Verhinderung von Mitarbeiterdiebstahl wirksamer als ein manuelles Inventarsystem, das eine monatliche Inventur umfasst.
Direkte versus indirekte Kostenauswirkungen
In einigen Fällen lassen direkte Auswirkungen auf die finanziellen Kosten den Eindruck entstehen, dass die Implementierung einiger interner Kontrollen nicht möglich ist. Sie sollten auch die potenziellen indirekten Kosten berücksichtigen, die mit der Nichtbeachtung oder Implementierung weniger wirksamer Kontrollen verbunden sind. Nach einer gründlichen Kosten-Nutzen-Analyse fragen Sie sich vielleicht, ob Sie es sich leisten können, auf starke interne Kontrollen zu verzichten. Wenn es um die Gestaltung und Implementierung starker interner Kontrollen geht, machen die Kostenfolgen der Nichteinhaltung von Bundes- und Landesvorschriften oder die Kosten für die Wiederherstellung eines beschädigten Rufs die Investition in präventive Kontrollen oft zu einer deutlich besseren Option.
