Dinge, die bei der Arbeit zu tun sind, wenn das System ausgefallen ist

Manager von Kleinunternehmen wissen, dass Zeit Geld ist. Wenn Ihr Unternehmen für die meisten Geschäftsanforderungen auf Technologie angewiesen ist, kann ein unerwarteter Systemausfall problematisch sein. Nur weil das System, das die Dinge in Ihrem Büro zum Laufen bringt, ausfällt, bedeutet dies nicht, dass auch die Produktivität Ihres Unternehmens sinken muss. Manager kleiner Unternehmen sollten die Zeit nutzen, um die Aufgaben zu bewältigen, die Sie vermieden haben, oder um kurzfristige Anpassungen des Zeitplans vorzunehmen, um obligatorische Anforderungen zu erfüllen, während Ihre Mitarbeiter eine Ausfallzeit haben.

Organisation

Die Amerikaner verschwenden jedes Jahr fast eine ganze Arbeitswoche auf der Suche nach verlorenen oder verlegten Büroartikeln. Obwohl viele von uns zögern, wenn es darum geht, sich zu organisieren, ist es überraschend, dass US-Unternehmen laut einer Studie der Brother International Corporation aus dem Jahr 2010 jedes Jahr mehr als 89 Milliarden Dollar durch Desorganisation verlieren. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre reguläre Schreibtischarbeit nicht erledigen können, weil das System ausgefallen ist, weisen Sie sie an, die Zeit zu nutzen, um die Büroräume zu organisieren und einen Datensatzverwaltungsplan zu erstellen. Das Records Management ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens. Es reduziert die Speicher- und Archivierungskosten Ihres Unternehmens, indem unnötiger Papierkram vermieden wird, ermöglicht es den Mitarbeitern, Informationen schneller zu finden, und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Records erfüllt.

Verfahren

Nutzen Sie die Zeit während des Systemausfalls, um Verfahrenshandbücher für Betrieb und Personal zu entwickeln und zu aktualisieren. Laut einer im Journal of Small Business Management veröffentlichten Studie von Glenn McEvoy ist ein Mangel an oder eine ineffiziente Personalpraxis ein Hauptgrund für das Scheitern von Kleinunternehmen. Wenn Ihr Unternehmen bereits über Richtlinien und Verfahren verfügt, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Handbücher auf Richtigkeit zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass die Prozesse, denen Ihre Mitarbeiter tatsächlich folgen, mit den in der Richtlinie beschriebenen übereinstimmen, und überprüfen Sie, ob jede Richtlinie den geltenden Rechtsvorschriften entspricht. Wenn Sie noch keine Verfahren erstellt haben, führen Sie zunächst eine SWOT-Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen des Unternehmens durch. Überprüfen Sie die Geschäftsmission und -strategie, identifizieren Sie die kurzfristigen und langfristigen kritischen Erfolge, die Sie erreichen möchten, und entwickeln Sie dann Verfahren, um die in Ihrer Analyse festgestellten Probleme anzugehen.

Ausbildung

Überprüfen Sie die erforderlichen Schulungsmandate Ihres Staates. Bestimmte Bundesstaaten – einschließlich, aber nicht beschränkt auf Kalifornien, Connecticut, Illinois, Maine und New Hampshire – verlangen von Unternehmen, ihren Mitarbeitern spezielle Schulungen zur Bekämpfung von Belästigung anzubieten. Ihr Unternehmen wäre wahrscheinlich sowieso verpflichtet, diese Schulung irgendwann durchzuführen, daher ist es sinnvoll, einen ansonsten unproduktiven Tag mit Systemausfall für die Schulung zu nutzen und Ihre reguläre Arbeit am ursprünglich geplanten Schulungstag fortzusetzen. Andere Alternativen sind die Bereitstellung von Schulungen am Arbeitsplatz für neue und unerfahrene Mitarbeiter und die gegenseitige Schulung der Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen, damit eine Abdeckung gewährleistet ist, wenn Mitarbeiter krank sind oder Hilfe benötigen.

Notfallpläne

Ein unerwarteter Systemausfall bietet Ihnen die perfekte Gelegenheit, Ihre Notfallpläne zu testen. Nutzen Sie Ihre Echtzeiterfahrung mit den Problemen, die ohne das System auftreten, um Fehler in Ihren aktuellen Kontinuitätsplanungsdokumenten zu identifizieren. Wenn Sie noch keinen Business Continuity-Plan haben, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um einen Plan zu entwickeln, der Ihre Erfahrungen mit diesem Systemfehler nutzt. Ermitteln Sie, ob Ihre Mitarbeiter eine manuelle Liste mit Kundeninformationen führen müssen, einen externen Standort für die Arbeit Ihres Unternehmens suchen oder Ihre Speicherkapazität für Systemsicherungsdokumente erhöhen müssen.

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