Buchhaltungssysteme enthalten vertrauliche Informationen, die jederzeit sicher aufbewahrt werden sollten. Die Folgen eines nicht autorisierten Zugriffs können verheerend sein - von Problemen mit Identitätsdiebstahl bis zum Verlust unersetzlicher Daten. Wenn Buchhaltungsdaten absichtlich oder zufällig geändert oder gelöscht werden, führt dies zu Chaos in der Buchhaltungsabteilung und stellt die Zuverlässigkeit oder Genauigkeit aller Daten in Frage.
Physische Sicherheit
Ein kleines Unternehmen sollte seine Computersysteme vor Verlusten und Diebstahl schützen. Bewahren Sie Systeme und Server an einem sicheren Ort auf, der den Elementen nicht ausgesetzt ist. Normalerweise werden Buchhaltungsgeräte in Büros aufbewahrt, in denen Türen verschlossen werden können, um unbefugten Zugriff zu beschränken. Stellen Sie sicher, dass die Kabel, die die Buchhaltungsgeräte verbinden, sicher und fern von Personen sind, die darauf stolpern oder von Nagetieren zerstört werden. Bewahren Sie Kabel und Schalter in einer verschlossenen Umgebung auf.
Wenn Sie drahtlose Verbindungen für den Netzwerk- oder Internetzugang verwenden, befolgen Sie die Sicherheitsprotokolle. Es ist relativ einfach, sich in drahtlose Systeme zu hacken.
Wenn Sie Laptops verwenden, sollten Sie eine Software kaufen, die den Aufenthaltsort des Computers verfolgt. Laut der Gartner Group wurde 2008 alle 53 Sekunden ein Laptop aus Restaurants, Flughafenlounges und Hotelzimmern gestohlen. Um dieses Risiko zu bewältigen, verwenden viele Unternehmen einen LoJack für Computer, die aus dem Internet heruntergeladen werden können.
Authentifizierung
Alle Ihre Systeme sollten über Anmelde-IDs und Passwörter verfügen, die den Benutzer authentifizieren und bestätigen, dass er den Computer verwenden darf. Teilen Sie keine Passwörter und ändern Sie sie regelmäßig. Viele Systeme können so eingerichtet werden, dass sie beispielsweise nach 90 Tagen automatisch eine Kennwortänderung anfordern.
Der Authentifizierungsprozess umfasst normalerweise das Gewähren von Rechten an Benutzer. nicht alle Benutzer haben Zugriff auf alle Informationen. Es können Profile eingerichtet werden, die bestimmten Benutzern nur Zugriff auf das Kreditorenmodul gewähren, während andere nur auf Berichte zugreifen können, wodurch das Risiko eines Datenmissbrauchs begrenzt wird.
Virus Schutz
Computer sind Viren und Malware ausgesetzt, die sich auf ihre Funktionsweise auswirken. Einige Viren ermöglichen das Eindringen in das System – ein Hacker kann in das System eindringen und Probleme verursachen. Mit der Internetnutzung ist die Bedrohung durch Viren und Malware real, sodass die Verwendung von Antivirensoftware, Firewalls und anderen Sicherheitsmaßnahmen ein Muss ist. Ein Virenangriff kann ein gesamtes Buchhaltungssystem zum Erliegen bringen und es unbrauchbar und ineffektiv machen. Manchmal können bestimmte Viren ein System so stark stören, dass es möglicherweise gelöscht oder vollständig ersetzt werden muss. Das Update kann teuer sein; Es ist besser, vorbeugende Maßnahmen zum Schutz der Systeme im Voraus zu ergreifen.
Backup
Ein Standard-Sicherheitsverfahren bei Buchhaltungssystemen besteht darin, Daten zu sichern und die Sicherung an einem sicheren Ort außerhalb des Betriebsgeländes zu speichern. Der Punkt ist, dass Daten sicher sind und wiederhergestellt werden können, wenn dem System etwas passiert, wie z. B. Brände, Überschwemmungen oder andere Verluste. Eine gute Sicherheitsmaßnahme besteht darin, über Nacht Sicherungen durchzuführen und gelegentlich Sicherungen wiederherzustellen, um sicherzustellen, dass die Daten sicher und verwendbar sind.
Überlegungen
Wenn Ihr System repariert werden muss, öffnen Sie möglicherweise Ihre Dateien und vertraulichen Informationen für diejenigen, die das System reparieren. Texas erfordert eine spezielle Lizenz für diejenigen, die Computer reparieren, mit Strafen für diejenigen, die dieses Gesetz umgehen.
Wenn ein für die Buchhaltung verwendetes Computersystem verkauft oder an eine andere Partei weitergegeben wird, enthält es möglicherweise weiterhin vertrauliche Informationen auf seiner Festplatte. Lassen Sie Ihr System von einem Fachmann reinigen, bevor Sie es spenden oder verkaufen.
