Nach Angaben des Internal Revenue Service variiert die erforderliche Dauer zum Speichern von Geschäftsdokumenten je nach Artikel und Ablauf der Verjährungsfrist für diesen Artikel. Die Mindesthaltedauer für ein Dokument beträgt zwei Jahre, einige müssen jedoch dauerhaft aufbewahrt werden. Wenn Sie jemals eine betrügerische Steuererklärung eingereicht haben, müssen Sie alle Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahren.
Buchführung
Finanzunterlagen wie das Kreditorenbuch, die Bilanzen, das Scheckregister und das Hauptbuch müssen dauerhaft geführt werden. Andere Aufzeichnungen wie Geldeingänge, Dividendenschecks, Kostenrechnungsunterlagen sowie Debitorenrechnungen und -bücher müssen zwischen fünf und sieben Jahren aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen Aufzeichnungen wie Kontoauszüge, Kreditorenrechnungen, Gehaltsabrechnungen, stornierte Schecks, Einkommensverzeichnisse, Spesenabrechnungen und Arbeitskostenaufzeichnungen zwischen zwei und drei Jahren aufbewahrt werden.
Steuerunterlagen
Bei Steuern variiert auch die Zeitdauer für die Führung von Aufzeichnungen. Zum Beispiel müssen Renten- und Aufschubpläne, Abschreibungspläne, Dividendenregister, Inventarberichte, Steuerrechnungen und -erklärungen, Steuererklärungen, Umsatzsteuererklärungen und Rentenerklärungen dauerhaft aufbewahrt werden. Lohnsteuererklärungen müssen mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Außerdem müssen die Quellensteuer für Mitarbeiter, Verbrauchsteuerbefreiungsbescheinigungen, Verbrauchsteuerberichte und Verbrauchsteuerberichte für den Einzelhandel mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden.
Persönliche Rekorde
Die empfohlene Zeitspanne für die Führung von Personalakten variiert ebenfalls. Aufzeichnungen wie Diagramme zur Häufigkeit von Verletzungen und Gesundheits- und Sicherheitsbulletins sollten dauerhaft aufbewahrt werden. Unfallberichte, Schadensersatzansprüche und Vergleiche sollten 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufzeichnungen über die Arbeitnehmerversicherung sollten 11 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Anwesenheitsliste ist sieben Jahre lang aufzubewahren. Arbeitnehmerverträge sollten sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Pfändungen, Anträge und Kündigungen sollten fünf Jahre aufbewahrt werden. Fidelity Bonds sollten drei Jahre aufbewahrt werden. Außerdem sollten Stellenbeschreibungen, Bewertungskarten und Zeitkarten zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Unternehmensunterlagen
Mit Ausnahme von Bürgschaften, die drei Jahre lang aufzubewahren sind, und Verwaltungsunterlagen, die zehn Jahre lang aufzubewahren sind, müssen alle anderen Unternehmensunterlagen dauerhaft aufbewahrt werden. Die Kategorie der Verwaltungsunterlagen umfasst in der Regel Prüfberichte und Verschlusssachen. Zu den gängigen Beispielen für Unternehmensunterlagen gehören Jahresberichte, die Befugnis zur Ausgabe von Wertpapieren, das Kapitalbuch, Urkunden, Verfassungen, Statuten, Verträge, Aufzeichnungen über Unternehmenswahlen, Gründungsunterlagen, Aktienübertragungen, Versicherungspolicen, Patente, Marken und Urheberrechte.
