Ein neuer Geschäftsinhaber jongliert viele Aufgaben, einschließlich der Pflege von Dokumenten und Berichten. Die Eigentümer sollten von Anfang an ein Ablagesystem erstellen, um die richtigen Daten zu erfassen und die richtigen Aufzeichnungen zu führen.
Dokumente zur Unternehmensgründung
Wenn Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie mehrere Dokumente ausfüllen, darunter:
Satzung oder Organisation: Jedes Unternehmen muss sich in dem Staat registrieren, in dem es tätig ist. Der Staatssekretär registriert normalerweise Unternehmen.
Bei der Registrierung als Kapitalgesellschaft legt das Unternehmen eine Satzung vor. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) reicht Satzungen ein. Der Papierkram umfasst das erste Protokoll, die Benennung der leitenden Angestellten und die Aktionärszertifikate. Andere Geschäftseinheiten haben andere Anforderungen.
IRS-Arbeitgeberidentifikationsnummer: Ein Unternehmer erhält eine Gewerbesteuernummer, die als Employer Identification Number (EIN) bezeichnet wird. Diese Nummer hält persönliche und geschäftliche Finanzen getrennt und ermöglicht es Ihnen, Bankkonten, Kreditkarten und andere Finanzkonten im Namen Ihres Unternehmens zu eröffnen.
Beantragen Sie eine EIN online auf der IRS-Website oder füllen Sie das Formular SS-4 aus und faxen oder senden Sie es per Post. Der IRS sendet das Formular CP 575 mit dem EIN. Bewahren Sie dieses Formular bei den Unternehmensunterlagen auf.
Staatliche Steuernummer und Genehmigungen: Jeder Staat und jede Branche hat unterschiedliche Anforderungen an staatliche Steueridentifikationsnummern, Franchise-Steuerregistrierung und Genehmigungen. Besuchen Sie die Website Ihrer staatlichen Franchise-Steuerbehörde oder des Controllers, um zu erfahren, was in Ihrem Bundesstaat erforderlich ist.
Die ordnungsgemäße Registrierung Ihres Unternehmens ist der erste Schritt beim Aufbau eines Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie alle staatlichen, bundesstaatlichen und regionalen Anforderungen abdecken.
Jahresfinanzbericht
Der Jahresbericht für ein Unternehmen beschreibt die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Es besteht in der Regel aus drei Dokumenten: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung.
- Gewinn- und Verlustrechnung: In der Gewinn- und Verlustrechnung wird das Gesamtergebnis eines Unternehmens betrachtet. In einer Grundeinkommensrechnung werden Einnahmen abgezogen und Ausgaben abgezogen, um einen Nettogewinn oder -verlust auszuweisen. Berichte können detaillierter ausgeführt werden, indem die Kosten der Waren vom Gesamtumsatz abgezogen werden, um Bruttogewinne zu erzielen. Von dort werden andere Aufwendungen für Vertrieb, Marketing und Betrieb abgezogen, um einen Nettogewinn zu erzielen.
- Bilanz: Konten für Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Es kann einem Hauptbuch mit Vermögenswerten auf der linken Seite und Verbindlichkeiten auf der rechten Seite ähneln. Wie der Name schon sagt, sollten Aktiva und Passiva ausgeglichen sein.
- Geldflussrechnung: Konten für das gesamte Bargeld, das in das Unternehmen eingeht. Untergliedert den Zufluss in Kategorien wie Betrieb, Investitionen und Finanzierung. Die Erklärung ermöglicht es Unternehmen, das zukünftige Wachstum und die Fähigkeit zur Begleichung von Verbindlichkeiten zu bewerten.
Diese Dokumente sind miteinander verknüpft und verwenden denselben Datensatz, der auf unterschiedliche Weise extrapoliert wird, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu veranschaulichen. Ein Großteil dieser Informationen wird auch für Steuererklärungen und Investor Relations verwendet.
Compliance und Regulierung
Unterschiedliche Arten von Unternehmen und Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an den Papierkram. Unternehmen mit Mitarbeitern müssen Gehaltsabrechnungsdaten und Formulare zur Überprüfung der Steueridentifikation, wie z. B. W-9s, führen.
Formulare, die die Einhaltung von Sicherheitsinformations- und Diversity-Schulungen widerspiegeln, sollten von den Mitarbeitern unterschrieben und in den Personalakten aufbewahrt werden.
Ihr Lohnbuchhalter und Ihr örtliches Büro für die Verwaltung kleiner Unternehmen können Ihnen dabei helfen, festzustellen, welche Dokumente für Ihre Branche und Ihr Bundesland erforderlich sind.
