Richtlinien für die Auftragsübergabe

Wenn eine Person eine Stelle verlässt und eine andere ihren Platz einnimmt, ist es hilfreich, Richtlinien für die Jobübergabe zu haben, um einen reibungslosen Übergangszeitraum zu ermöglichen. Im Idealfall sollte der Arbeitnehmer, der das Unternehmen verlässt, Zeit haben, die neuen Jobrichtlinien des eingehenden Mitarbeiters zu besprechen und ihm einige Hinweise zu geben, um den Übergang zu erleichtern. Wenn dieser Zeitraum nicht möglich ist, sollte eine schriftliche Dokumentation vorhanden sein, um die Übergangszeit zu erleichtern.

Jobbeschreibung

Der ausscheidende Mitarbeiter sollte eine Stellenbeschreibung erstellen, in der die spezifischen Aktivitäten aufgeführt sind, für die er täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich verantwortlich ist. Diese Stellenbeschreibung kann von der von der Personalabteilung verwendeten abweichen. Diese Stellenbeschreibung kann auch eine Liste spezifischer Fähigkeiten enthalten, die zur Erfüllung bestimmter Aufgaben erforderlich sind. Als Teil des Prozesses des Verfassens einer Stellenbeschreibung sollte der ausscheidende Mitarbeiter eine Liste der Schlüsseldateien und deren Speicherort zusammen mit einer Notiz zum Zugriff auf die Dateien beifügen. Die Stellenbeschreibung sollte auch alle jährlichen Veranstaltungen enthalten, die die Person betreut.

Projektgeschichte

Der ausscheidende Mitarbeiter sollte sich Notizen zu laufenden Projekten machen, die Teil seiner Stellenbeschreibung sind. Hinweise zur Projektgeschichte, zur Finanzierung, zu Problemen und Lösungen sowie zu den Projektzielen müssen zusammen mit allen für das Projekt relevanten Dateien Teil dieser Dokumentation sein. Es ist auch eine gute Idee, die Namen der Mitarbeiter, die ebenfalls am Projekt teilnehmen, ihre Kontaktinformationen und eine kurze Beschreibung ihrer Rollen im Projekt anzugeben.

Gehe zu Informationen

Die Richtlinien für die Auftragsübergabe sollten eine Auflistung enthalten, an wen Sie sich wenden müssen, um Informationen zu erhalten. Eine Liste von Aufsichtspersonal sowie Arbeitnehmern unter der Aufsicht des ausscheidenden Mitarbeiters gibt dem neuen Mitarbeiter eine visuelle Hilfe, um die Namen neuer Personen und ihre Rollen im Büro klar zu halten. Die neuen Job-Richtlinien sollten auch Informationen darüber enthalten, wo man Büromaterial abholt und wie man Büromaschinen, Telefone und andere Geräte bedient, die zum Arbeitsalltag gehören.

Job-Shadowing

Wenn möglich, sollten die Richtlinien die neue Mitarbeiterin anweisen, die abgehende Mitarbeiterin für einen bestimmten Zeitraum an ihrem Arbeitsplatz zu begleiten. Dies gibt der neuen Person die Möglichkeit, Kollegen zu treffen und ein Gefühl für die Arbeitsweise des Büros zu bekommen. In der letzten Phase des Job Shadowing sollten die beiden Personen die Rollen vertauschen. Der neue Mitarbeiter soll die Stelle übernehmen, der Ausscheidende soll lediglich beratend zur Seite stehen und alle verbleibenden Fragen des neuen Mitarbeiters beantworten.

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