Das Eintreiben von Forderungen eines Unternehmens ist eine Routineaufgabe, bis ein Konto nicht mehr bezahlt. Unternehmen schreiben kleine Salden ab, wenn die Zeit und das Geld, die zum Eintreiben des fälligen Betrags aufgewendet wurden, den Nutzen übersteigen, der durch die Einziehung des gesamten Saldos erzielt wird. Die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens für eine Abschreibung mit geringem Saldo sollten klar sein, und das Unternehmen sollte die Richtlinien und Verfahren überprüfen und aktualisieren, damit beide weiterhin die Geschäftsanforderungen erfüllen.
Richtlinien festlegen
Die Richtlinie zum Abschreiben eines kleinen Guthabens legt fest, welche Verfahren Sammler befolgen sollten. Die Richtlinie beschreibt den Höchstbetrag, den Mitarbeiter als kleinen Saldo abschreiben dürfen, die Anstrengungen, die Mitarbeiter unternehmen müssen, um den Saldo einzuziehen, und das technische Verfahren zur Dokumentation und Belastung der Abschreibung. Die Richtlinie gibt auch die Berufsbezeichnungen der Mitarbeiter an, die für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich sind, und beschreibt den Prozess zur Überprüfung der Einhaltung der Richtlinie.
Konto identifizieren
Der erste Schritt des Verfahrens besteht darin, die Salden kleiner Konten zu identifizieren, die ein Gutachter für eine Abschreibung in Betracht zieht. Collectors führen eine monatliche Abfrage aus, die einen Bericht über überfällige Konten generiert, deren Salden kleiner oder gleich dem Betrag sind, der in der Richtlinie als kleiner Saldo definiert ist.
Genehmigung der Abschreibung
Ein Prüfer analysiert dann die Inkassohistorie jedes Kontos mit kleinem Kontostand, um zu bestätigen, dass die Mitarbeiter die in der Richtlinie festgelegten Anstrengungen unternommen haben, um jede Schuld einzutreiben. Wenn die Richtlinie zum Beispiel verlangt, dass Mitarbeiter drei Mitteilungen versenden und zwei Telefonanrufe mit einer verantwortlichen Partei tätigen, überprüft der Prüfer ein Protokoll oder eine Papierakte, um sicherzustellen, dass der Sammler die erforderlichen Mitteilungen verschickt und die erforderlichen Telefonanrufe getätigt hat. Wenn das Konto die Kriterien erfüllt, genehmigt der Prüfer die Abschreibung und erstellt ein Anpassungsdokument, in dem der Betrag der Abschreibung, das Datum, an dem der Prüfer die Abschreibung empfohlen hat, und der Grund für die Abschreibung aufgezeichnet werden.
Abbuchungen und Gutschriften vornehmen
Der letzte Schritt beim Abschreibungsverfahren für kleine Beträge besteht darin, die entsprechenden Belastungen und Gutschriften im Buchhaltungssystem vorzunehmen. In dem Monat, in dem der Prüfer das Konto zur Abschreibung genehmigt, schreibt das Unternehmen das Konto gut und belastet die Kosten mit einem administrativen Abbuchungscode. Aus buchhalterischen Gründen behandelt das Unternehmen die Belastung ebenso wie andere administrative Zulagen, z. B. unzulässige Kosten und Kostenüberschreitungen. Unzulässige Kosten sind Kosten, von denen ein Prüfer feststellt, dass sie aufgrund eines Vertrags oder einer Police nicht zulässig waren. Eine Kostenüberschreitung ist eine Ausgabe, die das Budget überschreitet. Für jede dieser Belastungen bietet eine elektronische Kopie des Anpassungsdokuments eine Sicherung für die Belastungsbuchung.
Einzug verspäteter Zahlungen
Gelegentlich zahlt ein Kontoinhaber den Saldo, nachdem das Unternehmen die Schulden abgeschrieben hat. Wenn ein in Verzug geratener Kontoinhaber eine Zahlung leistet, verarbeitet das Unternehmen die Zahlung so, als ob sie auf einem Girokonto erfolgt wäre. Der Buchhaltungsmitarbeiter zahlt die Zahlung ein und erstellt einen Journalbeleg, der die Abschreibung rückgängig macht. Das Unternehmen schließt ein Verfahren zur Umkehrung der Abschreibung als Teil seines Small-Balance-Abschreibungsverfahrens ein.
Überprüfung und Prüfung
Unternehmen überprüfen regelmäßig Rechnungslegungsgrundsätze und -verfahren wie das Abschreibungsverfahren, um sicherzustellen, dass das Verfahren den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Wenn beispielsweise eine Überprüfung ergibt, dass viele Schuldner schließlich Salden zahlen, die am oder nahe dem Abschreibungslimit liegen, kann das Unternehmen das Limit senken, um die Anzahl der Abschreibungsaufhebungen zu reduzieren. In ähnlicher Weise überprüfen Unternehmen regelmäßig ihre Abschreibungsverfahren, um sicherzustellen, dass die Sammler die Richtlinien einhalten und dass die genehmigten Abschreibungen keine Hinweise auf Betrug enthalten.
