Meetings werden manchmal als notwendiges Übel innerhalb eines Unternehmens angesehen. Ein gutes Meeting ist informativ und einnehmend, aber ein schlechtes Meeting zieht sich endlos hin, ohne dass am Ende des Tunnels Licht sichtbar wird. Geben Sie von Anfang an den richtigen Ton an, um ein erfolgreiches Meeting zu veranstalten, das Aufmerksamkeit erregt und auf sich zieht.
Stellen Sie die Spieler vor
Es ist immer eine gute Idee, zu Beginn eines Meetings eine Einführung zu machen. Obwohl sich die Teilnehmer vielleicht kennen, stärkt es den Zweck des Meetings, die geschäftliche Perspektive zu erläutern, die jede Person an den Tisch bringt.
Wenn sich die Teilnehmer vor dem Meeting nicht getroffen haben, sind Einführungen besonders wichtig. Erlauben Sie jeder Person, sich vorzustellen und eine kurze Erklärung darüber abzugeben, welches Interesse sie vertritt. Wenn die Mission der Gruppe darin besteht, ein Brainstorming durchzuführen, ein Projekt abzuschließen oder ein Problem zu lösen, beginnen Sie das Meeting mit einigen Eisbrechern, um die Gruppendynamik zu aktivieren, bevor Sie die Aufgabe in Angriff nehmen. Einfache Denksportaufgaben, Namensspiele oder Aktivitäten, die die Fähigkeiten zum kritischen Denken testen, regen die Konversation an und regen das Gehirn an.
Geben Sie die Agenda an
Die Besprechungsteilnehmer möchten nicht nur wissen, wer im Raum ist, sondern auch, was besprochen wird, warum es wichtig ist und wie lange es dauern wird. Eine Agenda beantwortet diese Fragen. Eine gedruckte Tagesordnung ermöglicht es den Besprechungsteilnehmern, den Ablauf der Besprechung zu verfolgen und bei Bedarf Notizen zu machen. Die Tagesordnung dient auch als Leitfaden für den Moderator, insbesondere wenn die Themen in die Irre gehen. Das Posten einer geschätzten Zeit vor jedem Tagesordnungspunkt hilft dabei, die Besprechung am Laufen zu halten und sie pünktlich zu beenden.
Lass sie Kuchen essen
Wenn ein Meeting voraussichtlich längere Zeit dauert, beginnen Sie es mit Essen und leichten Erfrischungen. Es ist nicht nur eine gute Meeting-Etikette, um die Teilnehmer zu nähren, es hilft auch, die Leute auf die Besprechungsdiskussionen zu konzentrieren, anstatt den Magen zu knurren. Treffen am frühen Morgen sollten immer Kaffee für die Koffeinhungrigen zur Verfügung haben. Wählen Sie Erfrischungsgetränke, die leicht sind und das Gehirn konzentrieren, wie Wasser, Erfrischungsgetränke und leichtes Fingerfood. Laden Sie die Teilnehmer ein, früh anzureisen, um bei Erfrischungen Kontakte zu knüpfen, bevor Sie ernsthafte Geschäfte machen.
Tipps
Stellen Sie sicher, dass das Meeting zur angegebenen Zeit beginnt. Die Mitarbeiter müssen die Zeitpläne anpassen, um die Teilnahme an Besprechungen zu ermöglichen. Eine Verzögerung des Beginns eines Meetings kann für diejenigen, die pünktlich ankommen, respektlos erscheinen. Sie möchten, dass das Meeting positiv beginnt, damit von Anfang an der richtige Ton festgelegt wird.
Überprüfen Sie alle offenen Punkte einer vorherigen Besprechung, bevor Sie mit der aktuellen Tagesordnung beginnen. Verfolgen Sie die zugewiesenen Aufgaben, damit die Mitarbeiter über die Ergebnisse berichten können.
Bitten Sie die Besprechungsteilnehmer, Mobiltelefone stummzuschalten, um Störungen zu minimieren.
