Persönliche Assistenten, auch Verwaltungsassistenten genannt, unterstützen ihre Chefs, indem sie sie organisiert, termingerecht und effektiv halten. Die spezifischen Aufgaben variieren je nach Chef, umfassen jedoch in der Regel die Kommunikation mit anderen im Namen des Chefs. Führen des Terminkalenders und Vornehmen von Reise- und anderen Reservierungen; Vorbereitung von Tagesordnungen, Finanzdokumenten und Präsentationen; Verwaltung und Überwachung von Budgets und Beaufsichtigung der Sekretäre. Leistungsindikatoren basieren auf diesen Aufgaben.
Kommunikation
Leistungsindikatoren für die Kommunikationsfunktion würden messen, wie pünktlich und genau die persönliche Assistentin Korrespondenz und E-Mails bearbeitet und wie effizient sie persönlich kommuniziert. Ein Beispiel könnte sein, ob sie täglich Korrespondenz bearbeitet und ob sie Routinekorrespondenz erstellt und gleichzeitig dringende, vertrauliche und wichtige Korrespondenz bei Bedarf genau an das entsprechende Personal weiterleitet. Andere Indikatoren sind ein Mangel an Grammatik- oder Stilfehlern und die Geschwindigkeit, mit der sie auf E-Mails antwortet.
Termine und Reservierungen
Leistungsindikatoren für Aufgaben wie das Halten des Kalenders des Chefs und das Vornehmen von Reservierungen messen die Genauigkeit und den reibungslosen Ablauf. Dazu kann gehören, ob der Assistent ausreichend Zeit für jedes Meeting oder Projekt eingeräumt hat. Andere Beispiele sind, ob er dem Chef jeden Montagmorgen bis 8:30 Uhr eine gedruckte Kopie des Wochenplans zur Verfügung stellt oder alle Termine per E-Mail bestätigt.
Tagesordnungen und Dokumente
Ein Beispiel für einen Indikator dafür, wie gut ein Assistent Dokumente und Tagesordnungen vorbereitet, könnte sein, ob Tagesordnungspunkte von relevanten Parteien angefordert und die Tagesordnung am Tag vor der Sitzung vorbereitet und verteilt werden. Ein weiteres Beispiel wäre, ob sie Budgetdokumente wie Bestellanforderungen und Versand innerhalb eines bestimmten Zeitraums, z. B. 48 Stunden, erstellt.
Budgetverwaltung und -überwachung
Indikatoren dafür, wie gut ein Assistent das Budget verwaltet, können sein, ob er die Budgetstatusberichte jeden Monat überwacht und den Managern Finanzinformationen übermittelt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen innerhalb des Budgets bleibt. Andere Indikatoren sind, ob er genaue, realistische, zeitnahe und finanziell solide Budgets entwickelt und diese in Einklang bringt, indem er dem Chef jeden Monat Aktualisierungen vorlegt.
Aufsichtspersonal
Indikatoren dafür, wie gut die Assistentin die Sekretäre unter ihrer Leitung überwacht, können sein, wie gut sie den Personalbedarf antizipiert und die Mitarbeiter so einplant, dass sie Spitzenlastzeiten Rechnung tragen, oder ob sie ein konsistentes Feedback zur Leistung gibt. Ob sie Training anbietet, um ihre Leistung zu verbessern, ist ein weiterer möglicher Indikator.
