Wenn Sie wissen, wo Ihr Unternehmen Geld ausgibt, haben Sie eine bessere Kontrolle über seine Zukunft. Die Kostenstellenrechnung identifiziert, wie Bereiche des Unternehmens, die keinen Gewinn erwirtschaften, aber diejenigen unterstützen müssen, die Ihre Geschäftskosten erhöhen. Dieses Management-Tool betrachtet diese unterstützenden Aktivitäten als Kosten- oder Kostenstellen. Sie verwenden es, um Budgets zu erstellen, spezielle Projekte zu überwachen, Ausgaben zu kontrollieren und die Leistung des Managers zu bewerten.
Mittelzuweisung
Mit der Budgetierung nach Kostenstelle können Sie Ausgaben dort analysieren, wo sie anfallen. Abteilungen, Projekte, Kundenkonten und Geräte stellen typische Kostenstellen dar. Ihre Budgets umfassen geplante Betriebskosten nach Kategorie oder Werbebuchung sowie einen zugewiesenen Teil der Gemeinkosten wie Telefon und Versorgungsunternehmen. Jedem Kostenstellenbudget ist eine Kontonummer zugeordnet. Innerhalb dieses Kontos können zusätzliche Unterkostenstellen eingerichtet werden, jede mit einem Code oder einer Nebenstellennummer, um wichtige Aspekte des Betriebs dieser Kostenstelle zu verfolgen. Die Personalabteilung kann beispielsweise Kostenstellen für Personalbeschaffung, Ausbildung und Prämien haben. Wenn dem Personalbudget die Kostenstelle 5540 zugewiesen ist, können 5540-010, 5540-020 und 5540-030 die Positionen für Einstellung, Schulung und Prämien des Budgets darstellen.
Überwachen Sie nicht budgetierte Projekte
Es können sich Chancen ergeben, für die kein Budget festgelegt wurde. Sie können beispielsweise entscheiden, auf einer Messe auszustellen oder Ihre Webpräsenz auf eine mobile Plattform auszudehnen. Indem Sie einem solchen neuen Unternehmen eine Kostenstelle zuweisen, können Sie ein spezielles Budget dafür erstellen und dann Ihre Ausgaben im Auge behalten. Auf diese Weise erfasste Ausgaben geben Ihnen während des gesamten Projektlebens Informationen zur Entscheidungsfindung und dienen als Grundlage für die zukünftige Budgetierung ähnlicher Projekte.
Kostenkontrolle
Die Kostenstellenrechnung macht den Vergleich von Budgetzielen mit tatsächlichen Ausgaben einfach. Beträge aus bezahlten Rechnungen werden dem entsprechenden Konto belastet und in Berichten gebucht, in denen die monatlichen Ausgaben im Vergleich zum zugewiesenen monatlichen Budget sowie die Gesamtsummen seit Jahresbeginn aufgeführt sind. Überschreitungen können auf die Notwendigkeit hinweisen, die Realisierbarkeit eines Projekts, eine ungenaue Planung oder Misswirtschaft zu überdenken. Monatliche Abweichungen können auch darauf hinweisen, dass die Saisonalität bei der Vorbereitung des nächsten Budgets für einen besseren Cashflow berücksichtigt werden sollte. Ein Budget von 12.000 US-Dollar für die Rekrutierung, das über 12 Monate verteilt ist, gibt dem Personal beispielsweise 1.000 US-Dollar pro Monat zur Verfügung. Ihre Kostenstellenkostenüberprüfung kann jedoch ergeben, dass die Abteilung in den Sommermonaten die Hälfte ihres Jahresbudgets benötigt, um Praktikanten und Zeitarbeiter einzustellen.
Leistung messen
Die monatlichen Budgetberichte bieten Ihnen und Ihren Kostenstellenmanagern auch die Möglichkeit, die strategischen Auswirkungen großer Abweichungen zu erörtern und Korrekturmaßnahmen bei Leistungsüberprüfungen zu planen. Die Kostenstellenrechnung macht sie für Ausgaben verantwortlich, die unter ihrer direkten Kontrolle stehen. Dieser Aspekt der Kostenstellenrechnung wird auch als "Verantwortungsbuchhaltung" bezeichnet und wirkt sich auf Leistungsbewertungen aus, bei denen das Budgetmanagement als Kriterium verwendet wird. Gehaltserhöhungen und Boni können an die Erfüllung des Kostenstellenbudgets gebunden sein.
